Uporządkuj dokumenty! Pomocne będą: plan działania i szafy kartotekowe

Większość dokumentów papierowych występuje w formacie A4, B5, A5 i A6. Nie można trzymać ich w jednej szufladzie i liczyć na to, że w razie potrzeby uda się szybko odszukać potrzebną kopertę. Dokumentacja musi zostać posegregowana oraz uporządkowana, a najlepiej również profesjonalnie opisana. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz biuro rachunkowe, przychodnię lekarską lub poradnię psychologiczną – musisz dbać o porządek oraz dane swoich klientów bądź pacjentów. Podpowiemy Ci, jak to skutecznie zrobić.

Odpowiednia szafa kartotekowa gwarancją ładu dokumentacyjnego

O tym, które dokumenty wymagają archiwizowania w określonych warunkach, a które można zutylizować bez konsekwencji, decyduje prawo. Znajomość przepisów jest obowiązkiem odpowiedzialnego przedsiębiorcy. Od właścicieli firm nie wymaga się jednak umiejętności nienagannej organizacji pracy, ani utrzymywania porządku. Można ją nabyć z czasem, czemu sprzyja wyposażenie, zaprojektowane do przechowywania i archiwizacji dokumentów. Profesjonalne szafy kartotekowe to meble o specjalnym przeznaczeniu. Przechowuje się w nich najczęściej dokumentację medyczną, ale również inne 'papiery', które nie powinny 'leżeć luzem'.

Zabezpieczenie zasobów archiwalnych, dokumentów korporacyjnych, księgowych czy medycznych jest możliwe wyłącznie z wykorzystaniem odpowiednich mebli. Takich, które uniemożliwiają zniszczenie dokumentacji i spełniają normy, określone w Rozporządzeniu Rady Ministrów, dotyczącego zabezpieczania informacji niejawnych (z dnia 29.05.2012 r.). Gdy w grę wchodzi przestrzeganie RODO, zwykła szafa na dokumenty to za mało. Konieczne jest wyposażenie biura lub gabinetu w dedykowaną szafę pancerną, odpowiadającą wskazanym normom.

Wygodny dostęp do dokumentów podnosi komfort codziennej pracy

Nie wszystkie dokumenty trzeba trzymać pod kluczem. Do wielu z nich dostęp musi być ułatwiony – szczególnie, gdy prowadzimy przychodnię lekarską albo gabinet, np. dentystyczny. Karty osobowe pacjentów należy składować w szufladach, umożliwiających utrzymanie porządku oraz błyskawiczne odnalezienie konkretnego dokumentu. W tym celu powstały szafy kartotekowe, wyposażone w wysuwane szuflady na kulkowych prowadnicach. Korzystanie z takiej szafy jest wygodne i przyjemne, gdyż znika problem nieuporządkowanych papierów i wypadających szuflad. Poszczególne wzory mebli metalowych charakteryzują się innym udźwigiem oraz przeznaczeniem. Zapoznaj się z ofertą firmy GAUDIA i zobacz, jak wyglądają funkcjonalne szafy do biur, instytucji, przychodni i innych firm. Niektóre modele występują w postaci kontenerów pod biurko, inne należy zamontować przy ścianie, uprzednio regulując stopki. Jeżeli interesują Cię wysokiej jakości szafy kontenerowe, zachodzi duże prawdopodobieństwo tego, że odwiedziny na stronie www.wyposazeniegaudia.pl zakończą się zakupem profesjonalnych mebli medycznych.

(Artykuł promocyjny)