Organizatorem sobotniego spotkania był Zarząd Oddziału Powiatowego ZOSP RP w Szydłowcu wspólnie z OSP Szydłowiec. Uczestniczyli w nim społeczni kronikarze, spisujący dzieje swoich jednostek i przedstawiciele Ochotniczych Straży Pożarnych.
Zamkowe spotkanie prowadził prezes Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP w Szydłowcu i jednocześnie prezes OSP w Dobrucie - Aleksy Sasin. Wśród gości byli m.in.: dr Rafał Dmowski z Uniwersytetu-Przyrodniczo Humanistycznego w Siedlcach i zarazem sekretarz Komisji Historycznej Zarządu Głównego ZOSP RP w Warszawie, druh Andrzej Szczych – skarbnik Zarządu Oddziału Wojewódzkiego ZOSP RP w Warszawie, a także prezes Zarządu Oddziału Powiatowego ZOSP RP w Radomiu oraz młodszy brygadier Cezary Wanat – przedstawiciel Komendy Powiatowej PSP w Szydłowcu.
Zasady gromadzenia materiałów oraz opracowywania ich w formie zapisów kronikarskich przedstawił zebranym dr Rafał Dmowski.
- Celem spotkania było również wypracowanie wspólnych działań mających na celu utrwalanie i rozwijanie amatorskiego dorobku historyczno – kulturowego środowisk ochotniczego strażactwa, jako szczególnego zapisu dziejów oraz tworzenie warunków do integracji kronikarzy z terenu powiatu szydłowieckiego - poinformowali organizatorzy.